Với dân văn phòng thì Google Drive là một ứng dụng không thể thiếu. Ứng dụng này trở nên phổ biến và được đông đảo người dùng bởi chúng sở hữu rất nhiều tính năng và ưu điểm nổi bật. Vậy thực chất Google Drive là gì? Cách sử dụng Google Drive thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây.

Khái niệm về Google Drive

Google Drive là gì? Cách sử dụng Google Drive thế nào? Nói một cách dễ hiểu thì Google Drive là một ứng dụng cung cấp tính năng đồng bộ, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, hình ảnh. Một mô tả dễ hình dung nhất chính là câu nói “Keep everything. Share anything”. Tức là Google Drive có thể quản lý mọi thứ cũng như chia sẻ bất cứ thứ gì.

Ứng dụng này được tích hợp rất nhiều tính năng tuyệt vời. Chính vì vậy, người dùng có thể tải hoặc sử dụng các dữ liệu này ngay trên điện thoại, máy tính dù ở bất cứ đâu. Chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối internet. Có thể nói rằng, Google Drive là một ứng dụng vô cùng hữu ích, an toàn, tiện lợi. Đặc biệt là trong trường hợp ổ cứng máy tính không may bị hỏng.

Google Drive là website cho phép lưu trữ dữ liệu miễn phí 15GB của Google

Những ưu điểm nổi bật của Google Drive

Ngay từ khi ra mắt, Google Drive đã trở thành một ứng dụng “dắt túi” của dân văn phòng. Sở dĩ Google Drive được ưa chuộng và sử dụng phổ biến như vậy là nhờ những ưu điểm nổi bật sau:

Có khả năng hỗ trợ trên mọi thiết bị

Ngày nay, hầu hết các công việc đều cần tới sự trợ giúp của internet. Hệ thống mạng giúp bạn có thể kết nối và làm việc ở bất cứ nơi đâu, khi nào. Đây là lý do nếu chỉ lưu trữ dữ liệu với phương pháp truyền thống thì hiệu suất làm việc không cao. Hơn nữa, nếu chẳng may ổ cứng, thiết bị lưu trữ hỏng thì bạn sẽ làm mất dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của Google Drive thì mọi việc sẽ khác. Bạn có thể dùng ứng dụng này trên mọi thiết bị, nền tảng. Từ máy tính bảng, PC, laptop cho tới điện thoại, dù là thiết bị chạy hệ điều hành iOS, Android hay Windows thì bạn đều có sử dụng Google Drive.

Giúp làm việc nhóm hiệu quả

Google Drive là gì?Cách sử dụng Google Drive không những đơn giản, thân thiện với nhiều thiết bị mà còn hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Với ứng dụng này, người dùng có thể chia sẻ file với từng người cụ thể. Đặc biệt, tính bảo mật cùng quản trị vẫn được đánh giá rất cao. Google Drive xứng đáng là một giải pháp hàng đầu cho những người thường xuyên phải làm việc nhóm hay theo cách thức cộng tác. Hoạt động trên dữ liệu chung của nhóm sẽ được hiển thị chi tiết. Từ người chỉnh sửa cho tới thời gian chỉnh sửa.

Khả năng tương thích với nhiều loại file

Ứng dụng này có thể tương thích với word, excel, video, ảnh,…. Vì vậy, bạn có thể lưu trữ và tải các file này lên Google Drive một cách đơn giản. Hơn nữa, người dùng có thể chuyển từ file Microsoft sang file docs để chỉnh sửa theo ý muốn.

Sở hữu khả năng tìm kiếm linh hoạt

Rất nhiều lo ngại về cách tìm kiếm một file cụ thể khi trên Google Drive lưu trữ một lượng dữ liệu lớn từ nhiều người dùng. Tuy nhiên, với ứng dụng này thì việc tìm kiếm rất linh hoạt. Trên giao diện của ứng dụng có thanh công cụ tìm kiếm. Người dùng chỉ cần điền tên, chủ sở hữu tài liệu cũng như những người được chia sẻ để tìm file.

Google Drive và những tính năng nổi bật

– Google Drive là ứng dụng hoàn toàn miễn phí. Chỉ cần đăng nhập tài khoản Google là bạn sẽ sở hữu một tài khoản Google Drive tương ứng. Lý do là “ông lớn” Google đã thiết lập tài khoản có thể sử dụng mọi dịch vụ của Google. Mỗi tài khoản sẽ có 15GB miễn phí, sau khi sử dụng hết bạn có thể mua thêm.

Google Drive có nhiều tính năng cho phép lưu trữ đa dạng tập tin

– Lưu trữ đa dạng tập tin: Người dùng ứng dụng này có thể lưu đa dạng các tập tin, từ hình ảnh, tài liệu , file cài đặt phần mềm cho tới video.

– Chia sẻ các thư mục và tệp: Chia sẻ tệp, thư mục dễ dàng cho các người dùng khác. Gửi lời mời chỉnh sửa tệp hoặc tải xuống, hỗ trợ công việc, chia sẻ hình ảnh một cách hiệu quả. Rất đơn giản, bạn chỉ cần tạo thư mục mới trên ứng dụng sau đó tải ảnh muốn chia sẻ vào folder đó.

– Tạo bảng tính, tài liệu trên Google Drive: Có thể tạo các file giống Word và Excel để người khác có thể  xem hoặc chỉnh sửa. Lưu ý, cần kết nối internet mới có thể lưu thay đổi mới và chỉnh sửa trực tiếp.

– Xem file trực tiếp: Với ứng dụng này, người dùng không cần thông qua phần mềm hỗ trợ khác vẫn có thể xem tệp và file một cách trực tiếp.

– Đồng bộ trên nhiều thiết bị vào bất cứ lúc nào: Điều kiện cần và đủ là  một tài khoản Google Drive và thiết bị của bạn có kết nối internet.

Google Drive là gì? Cách sử dụng Google Drive cơ bản

Cách dùng Google Drive không hề phức tạp như nhiều người vẫn nghĩ. Sau khi thiết lập được một tài khoản Google Drive, đảm bảo thiết bị có kết nối internet, bạn hãy tiến hành các bước sau:

Bước 1: Truy cập http://drive.google.com, dùng acc Gmail để đăng nhập – tham khảo cách tạo tại khoản gmail

Bước 2: Tại giao diện của ứng dụng, lựa chọn tạo mới, xem thư mục được chia sẻ, thùng rác… tại menu bên trái màn hình. Để tạo folder mới bạn ấn vào chữ “Tạo” => Thư mục => Đặt tên => Tạo Google tài liệu hoặc trang tính. Thư mục bạn tạo sẽ nằm trong “My Drive”.

Tạo thư mục trên Google Drive

Bước 3: Tải file, folder từ máy lên Google Drive.

+ Click vào biểu tượng tải lên => Chọn tệp/thư mục

+ Chọn tệp tin hoặc thư mục muốn tải => Open => Dữ liệu tải xong nằm trong “My Drive”.

Bước 4: Google Drive là gì? Cách sử dụng Google Drive để chia sẻ tập tin, thư mục.

+ Đánh dấu vào ô vuông của tập tin cần chia sẻ => Click chuột phải => Share theo ý muốn, gửi mail hoặc qua dạng tệp đính kèm.

+ Nhập địa chỉ email của nhận => Ấn mục nâng cao để thiết lập quyền, chỉnh sửa, chỉ xem.

Chia sẻ với người cụ thể

Bước 5: Tùy chỉnh đối với tập tin và thư mục bằng cách tích vào ô vuông trước tập tin, sau đó thêm dấu sao hoặc đổi tên, di chuyển.

Bước 6: Chọn biểu tượng hiển thị cũng như các hoạt động của ứng dụng trên thanh menu ngang.

Bước 7: Có thể cài đặt ứng dụng về máy tính. Sau khi tải và cài đặt bạn có thể truy cập bằng tài khoản giống như thư mục trên Windows. Thư mục Google Drive sẽ xuất hiện sau khi bạn cài đặt chúng trong hệ thống. Nếu có nhu cầu thì người dùng hoàn toàn có thể đồng bộ hóa với dịch vụ Drive.

Hướng dẫn chi tiết 8 cách dùng Google Drive chuẩn nhất

Muốn sử dụng thành thạo, nhanh chóng các ứng dụng thì ngoài việc nắm được cách dùng cơ bản bạn cũng nên tìm hiểu một số mẹo hữu ích. Đối với Google Drive cũng vậy, ứng dụng này có rất nhiều thủ thuật nhỏ hữu ích. Dưới đây là các cách sử dụng Google Drive chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Đồng bộ với máy tính

Bạn có thể đồng bộ mọi thứ bằng cách cài đặt Google Drive trên máy tính. Sử dụng dịch vụ lưu trữ trực tuyến này trên các thiết bị sẽ giúp quá trình làm việc thuận lợi. Ngay cả khi không có internet thì bạn vẫn có thể truy xuất và thực hiện các thao tác trên tập dữ liệu. Khi thiết bị kết nối mạng trở lại, ứng dụng sẽ tìm kiếm tự động và đồng bộ.

Kích hoạt tính năng Offline

Muốn sử dụng, chỉnh dữ liệu trong ứng dụng này khi không có kết nối mạng thì bạn cần kích hoạt được tính năng Offline.  Google Drive với việc kích hoạt tính năng Offline như sau :

Bước 1: Click chuột trái vào biểu tượng bánh răng cài đặt bên góc phải trên màn hình => Chọn Cài đặt.

Bước 2: Chọn General => Tìm mục Offline => Ấn tích vào mục Sync Google Docs, Sheet,….

Bước 3: Trường hợp đã kích hoạt ứng dụng trên máy tính thì các dữ liệu sẽ được tải về tự động. Khi offline bạn không thể xem video và ảnh nhưng vẫn có thể chỉnh sửa, xem các thư mục và tài liệu.

Kích hoạt tính năng Offline trên ứng dụng

Tìm kiếm từ khóa trên Google Drive như thế nào?

Là một trong những ứng dụng lưu trữ tốt nhất trên thế giới, Google Drive sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật. Trong đó phải kể tới tính năng cho phép người dùng tìm kiếm từ khóa một cách thông minh. Đặc biệt, bạn có thể tìm kiếm từ khóa ngày cả khi nó nằm trong bức ảnh. Hãy thử bằng cách chụp ảnh tài liệu, tải nó lên Google Drive và bắt đầu tìm kiếm. Ứng dụng này sẽ lập tức scan và đưa ra kết quả.

Lưu file dữ liệu bao giờ cũng mất nhiều thời gian hơn là lưu dưới hình thức ảnh. Vì vậy, nếu có thể thì bạn hãy chụp ảnh văn bản sau đó up lên hệ thống của Google Drive. Với hình thức này bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Hơn nữa, nếu muốn dùng thì bạn cần click chuột vào ảnh chụp => Chọn Open with/ Google Docs => Mở ảnh dưới dạng văn bản. Có thể nói rằng đây là một quá trình “convert” định dạng cực hoàn hảo của ứng dụng này.Sau khi chuyển đổi định dạng người dùng sẽ thấy một văn bản thường. Hãy chọn văn bản và mở để chỉnh sửa nội dung từ font chữ, kích thước cho tới màu sắc.

Nói một cách đơn giản thì mọi thông tin trong file ảnh sau khi chuyển đổi định dạng thì người dùng đều có thể chỉnh sửa.

Tìm kiếm nhanh trong Google Drive

Chức năng tìm kiếm của Google Drive chưa bao giờ khiến người dùng phải thất vọng. Bạn muốn tìm file gửi đi, file mình tạo hay file được chia sẻ? Chỉ cần một vài thao tác nhỏ là bạn sẽ tìm thấy nội dung mình cần.

Để tìm kiếm trên Google Drive, bạn chỉ cần nhập lệnh sau “owner:email người muốn tìm kiếm” => Enter. Ngay sau đó kết quả tìm kiếm chính xác sẽ hiển thị trên màn hình.

Hơn cả mong đợi, người dùng Google Drive thậm chí còn có thể tìm kiếm theo khung thời gian với key “Before:” hoặc “After: thời gian cụ thể”.

Tìm kiếm nhanh trên Google Drive

Scan ảnh bằng Google Drive

Google Drive là gì? Cách sử dụng Google Drive để scan ảnh thế nào? Đây là câu hỏi được không ít độc giả quan tâm. Với tính năng scan ảnh, người dùng có thể scan tấm ảnh ngay từ chiếc điện thoại của mình. Để scan ảnh bằng ứng dụng Google Drive bạn chỉ cần ấn biểu tượng dấu cộng ở bên dưới giao diện Google Drive trên hệ điều hành Android => Chạm vào biểu tượng Scan – Quét => Hoàn thành.

Xem lại các phiên bản đã thay đổi trước của văn bản

Google Drive đặc biệt hơn các công cụ khác ở chỗ nó có thể lưu lại tất cả các phiên bản chỉnh sửa của một file bất kỳ trên hệ thống. Sau khi bạn chỉnh sửa, Google Drive sẽ lưu lại toàn bộ lịch sử kể từ khi file làm việc này được tạo ra. Dù các thực hiện mới trên file đã được lưu nhưng bạn vẫn có thể khôi phục lại những phiên bản trước đó. Cách tìm, khôi phục file gốc hoặc các file đã thực hiện chỉnh sửa trước đó như sau:

+ Từ giao diện của file cần khôi phục => Click chuột phải vào View Details để có thể xem chi tiết

+ Màn hình sẽ hiển thị chi tiết thời gian và người chỉnh sửa ở phía bên phải màn hình. Sẽ có các mốc thời gian khác nhau từ khi tạo file cho tới lần chỉnh sửa gần nhất. Để khôi phục, bạn chỉ cần chọn vào một mốc chỉnh sửa cụ thể và đồng ý “khôi phục phiên bản này”.

Ấn View Details trên Google Drive

Tìm kiếm file trên ứng dụng Google Drive

Như đã chia sẻ ở trên, Google Drive cung cấp cho người dùng 15GB dung lượng miễn phí để lưu dữ liệu. Nếu không còn trống nhiều dung lượng miễn phí thì hãy tìm kiếm lại toàn bộ file dữ liệu trên Google Drive và xóa đi các file không cần thiết. Để tìm kiếm file bạn thực hiện các thao tác sau:

+ Truy cập vào “https://drive.google.com/drive/u/0/quota”

+ Chọn hình thức hiển thị dung lượng: Tăng hoặc giảm dần

Chèn link vào Google Doc

Với Google Drive bạn có thể chèn link vào bài một cách dễ dàng. Khi đang làm việc trên văn bản Google Docs, nếu muốn chèn link thì bạn bôi đen cụm từ khóa mà mình muốn gắn link => Chọn Insert => Dán link hoặc tìm các đường dẫn tương ứng với cụm từ => Apply. Trường hợp đang làm việc với dự án hay bài viết có nhiều nội dung cần ghi nhớ, cần dẫn tới các mục, trang thông tin tương ứng thì nên chèn link vào bài.

Google Drive là gì? Cách sử dụng Google Drive thế nào? Thông qua bài viết trên chắc chắn bạn đã biết được cách sử dụng ứng dụng trực tuyến này một cách cơ bản. Để cập nhật thêm các thông tin hữu ích khác, mời bạn theo dõi chuyên mục tin tức-kinh nghiệm của thanh lý Cường Phát nhé. Chúc bạn may mắn và thành công.